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高效能人士的秘诀——管理好自己的时间

发布时间:2019-03-25

 

陈春花:高效能人士的秘诀——管理好自己的时间

本文首发自陈春花教授官方微信公众号 “春暖花开”,经授权转载

导读:德鲁克曾说:「认识你的时间,是每个人只要肯做就能做到的,这是一个人走向成功的有效的自由之路。」在与很多年轻人的交流中,我觉察大家常常忽略几分钟,几个小时的时间,但是,累计到一定的时间后,人与人的差距会拉开。重温这篇收录在《高效能青年人的七项修炼》中的文章,我希望帮助大家认知时间,这样既可以做成事情,又可以积累经验和能力,为未来奠定基础。

一个人真正的价值是体现在时间上的,人的客观的时间不会有根本性的区别,可是每一个时间的价值却相距甚远,所以评定一个人的价值并不是他生命的时间,而是在有限的生命时间里面,所创造的价值的大小,从这个意义上讲,时间才是衡量人生价值的根本因素。

 

「记住,时间就是金钱。假如说,一个每天能挣10个先令的人,玩了半天,或者躺在床上消磨了半天,他以为他在娱乐上仅仅花了6个便士而已。不对!他还失掉了他本可以赚到的5个先令。」

 

这是美国著名的思想家本杰明·富兰克林的一段名言,它通俗地阐明了一个道理:如果想获得成功,必须重视时间的价值。是的,利用好时间真的是非常重要的,一天的时间,如果不好好利用,就会白白浪费掉,就会消失得无影无踪,我们就会一事无成。

 

经验表明,成功者和失败者的界限在于怎样分配时间,怎样安排时间。你也许在日常生活中不太在意这么几个小时、这么几分钟,可是这几分钟的作用是非常巨大的,也许这样的差别你在当时无法察觉,但是到了一定的时间之后,人与人的距离就会拉开,但是到这个时候,你已经没有机会了。

1

年轻的唯一资本就是时间

 

我们先来看看一个人的一生当中,时间是如何度过的,这是一个关于美国人的一生的时间分布:

 

看到这个时间表,虽然它与我们的实际生活会有些出入,但是也可以从这个表上感受到一些东西,人的一生中可以创造价值的时间是非常有限的,所以必须学会管理时间的价值。

 

可惜很多人并不知道这一点,反而浪费了很多时间。无论是多么伟大的人,都会惊叹年轻的魅力,都会认为世界最终是属于年轻人的,年轻人是否理解为什么这些伟人会这样看,因为年轻人最大的财富就是拥有时间,如果大家不懂得这一点,那么成功离大家的距离就非常远。

 

我很认真地告诉大家:年轻的唯一资本就是时间,年轻人没有经验,没有资源,更没有成熟的能力,人们之所以愿意把事情交给年轻人去做,是因为你有足够的时间来完成这件事情,这样既可以做成事情,又可以让年轻人积累经验和能力,为未来奠定基础。

 

时间最大的特点就是它的「一维性」,也就是说时间是不能够逆转的,不能够补偿的,不能够储存的,也不能够再生的。因此,当你年轻的时候,时间就是你最大的财富,所有比你年长的人在时间上都处于劣势,所谓的「时光倒流」只是一种幻想,对于一个个体来说,时间无法倒流,只有好好地珍惜眼前,发挥拥有的时间的价值,你就会感受到时间所带给你的美好。

 

可是如果年轻人自己并不珍惜时间,就等于放弃了自己唯一的资本,也就等于没有机会获得成功了,所以理解时间以及时间的价值是至关重要的。

 

2

合理安排时间

 

·任何事情都可以被分成两类:一类是「次要的多数」,占总数的80%,但对总体效果只有20%的影响程度;另外的20%属于「关键的少数」,却能产生80%的成效。

 

·引申含义:在「次要的多数」中投入20%,可以获得80%的产出;但若想获得剩下20%的产出,则必须再投入80%。

 

这是著名的「20/80定律」。

 

大部分人成功的原因就是掌握了「20/80定律」。这些人很清楚时间的价值,知道时间与成功之间的关系。他们总是把时间留给那些关键因素,不会在无谓的事情上浪费一分钟;他们明确地判断影响成功的关键事件,并为此规划时间,让关键事情有足够时间去完成。

 

因此大家也应该按照该定律来评价自己的生活,那就是集中精力在能获得最大回报的20%的事情上,别花费时间在对成功无益的事情上。

 

举例来说,有人把到歌厅唱歌看成是练歌的好地方,这样会觉得生活非常畅快,然后花很多时间去唱,但是不知道时间就这样很快消失了。对于大多数人来说唱歌不是最重要的事情,还有很多更重要的事情要同学们去做。

 

找出什么是你更重要的,用80%的时间去做。

 

3

重要而不紧急的事

 

柯维的两本书对我有着特别的意义,一本是《与成功有约》,一本是《与时间有约》,这两本书给了我非常大的启发和帮助,在《与时间有约》这本书里,柯维强调了时间四象限的观点,我非常认同。这本书认为一个人所面对的事情,按照重要性和紧迫程度划分为四个象限:

 

普通人会把第一象限和第四象限紧迫的事情做了,不管它是否重要,但是成功人士却安排出时间把重要但不紧迫的事先做了。所以当有一天这件事变成很重要很紧迫的时候,做好准备的人就可以脱颖而出,这就是时间管理的办法。所以如果想在人群中突出出来,最有效的方法是,一定要花时间做重要而不紧迫的事情。

 

举个例子,有规律地锻炼身体是很重要的,但是不紧迫。

有的人心血来潮,去绕湖跑步,第二天下雨了,第三天说好像风大了一点,第四天说今天想多睡一会儿觉,可是没有规律的锻炼其实是没有用的,虽然接下来,你好像也没有什么不妥,只是因为现在你身体上的反应足以让你承受工作,所以这样懒散的锻炼好像也没有什么不好。

但是要知道健康对你的未来是很重要的,只是因为身体目前对于年轻人来说还是不紧迫的事情,所以忽略了。唯有到你躺在病床的那一天,它就紧迫了,但是那也就来不及了。

 

还有很多类似于身体锻炼这样重要但不紧迫的事情,比如不断地学习,养成良好的生活习惯,留出时间与家人交流,等等,这类事情都是需要大家一定要安排时间做到的事情,可能在这些事情还不紧迫的时候,你根本忽略了它们,甚至用透支的方式在伤害这些重要的事情,等到了紧迫的时候,结果可想而知。

 

4

重要的事情先做

 

时间管理的技巧很多,几乎成功的人都有自己的一套管理时间的方法,我可能不能够全部找到,但是可以整理出一些共同的技巧来。第一个管理时间的技巧就是重要的事情要先做,而且要集中时间做。

 

在我接触过的很多人中,我发现大家有一个坏习惯:就是做一件事情,不压到最后那一刻,他就是不做。如果事情总是压到最后一个时间才做,就会做得很匆忙,无法保证质量,也无法发挥出你真正的功力来。如果你掌握了重要的事情先做,那么你就发现具有充足的时间来进行筹划,最终一定会得到最好的效果。

 

第二个不好的习惯是不在约定的时间内完成任务,总是寻找到借口推托。虽然这并不是时间管理的问题,但是这样的思维方式会影响到时间的价值,这个不好的习惯决定是否如期完成一件事情的时候,一些人并不以事情的约定时间为标准,反而以别人是否在约定时间完成作为标准,如果别人在约定的时间都没做,他也可以不做。

 

这是一个非常糟糕的坏习惯,因为这样不仅无法做成事情,更可怕的是长此以往,你会成为无法再有自己的准则的人,也就无法承担任何责任了,一个无法承担责任的人也就无法成功。

 

真心希望每一个人,接受任务后,不要关心别人如何做,只要关心自己安排时间来规划就好了,不要等,也不要观察,更加不要压到最后的时间,一定要从容地完成任务。这种习惯一旦养成,你就会发现时间很充裕,做事能够从容,更令人高兴的是你因此可以保证做事的品质。请记住,最重要的事情集中时间,排在前面做。

 

5

一次只做一件事

 

很多人曾经问我:成功的人好像可以做很多事情,而且都做得很好。其实不是他们有过人的精力或者更聪明,只是他们都掌握了时间管理的又一个技巧,即一个时间区间里只做一件事情。没有人可以在一个时间段里做好几件事情,只要把时间做一个分配,你就可以做很多事情了,为每一件事情配上时间是一个非常重要的技巧。

 

但是很多人忽略了这个道理,他们总是把所有的事情塞在一整天里面,总是对自己说:「今天我要做四件事情,太可怕了。」可是如果你会分时间段,就会发现其实你总是在做一件事情,根本就不可怕。

 

我曾经观察过一个经理人,他在一天的工作时间里要处理好几件事情,但是他做得很好,上午他把自己的时间分为四段,其中两段是开会,一段是和下属沟通,他预留了一段时间给自己,下午时间他同样做了区分,分为三段,这样他其实在一天里都在有条不紊地工作中。

但是我观察到另外一些经理人,却没有掌握到这一点,他们在一天的时间里非常繁忙,经常手里抓着两部电话机在大声讲话,常常发现自己要做的事情没有时间去做,总是发现时间属于别人,总是在快要下班的时间匆匆忙忙地处理本来应该一早上班来就要处理的事情。

 

所以在时间管理上,一定要记住一个时间区隔里只做一件事,把每一天的事分段,在一个时间段内,只做一件事情。不要同时做很多事情,因为做的效果不好,而且也可能无法达成目标。重大的事情就用大段的时间,细小的事情就用小段的时间,事情无论大小,都为它分配时间,这样你就会发现每一件事情都能够随心所欲地来处理了。

 

对于你认为极其重要的事情,你更要辟出专门的时间,来进行这个重大事情的工作。其实很多人在能力和基本条件上并没有太大的区别,但是一部分人成功而另外一部分人不成功,就是因为不成功的这部分人不能够为重大的事情开辟出专门的时间,不能够集中精力为这件事情全神贯注,但是如果不肯花专门的时间去做重大的事情,就不会得到重大的价值,所以一定要在一个时间段内去做一件事情,当你确定在这个时间做什么事情的时候,你就马上去做,结果就会很好。

 

6

提高单位时间效率

 

美国麻省理工学院对3 000名经理人做了调查研究,发现凡是优秀的经理人都能做到精于安排时间,使时间的浪费减少到最低限度。根据有关专家的研究和许多领导者的实践经验,驾驭时间、提高效率的方法可以概括为下列五个方面。

 

1.集中时间

 

切忌平均分配时间。要把自己有限的时间集中在处理重要的事情上,切忌不可每样工作都抓,要有勇气并机智地拒绝不必要的事。一件事情来了,首先问:这件事情值不值得做?绝不可遇到事情就做,更不能因为反正做了事,没有偷懒,就心安理得。

 

2.平衡两类时间

 

任何人都存在着两类时间,一类是属于自己控制的时间,称为「自由时间」;另一类是属于对他人他事的反应时间,不由自己支配,称为「应对时间」。两类时间都是客观存在的,都是必要的。没有「自由时间」,完全处于被动、应付状态,不能自己支配时间,不是一个有效的经理人。但是,要完全控制自己的时间客观上也是不可能的,只有平衡这两类时间,才会达成目标。

 

3.利用零散时间

 

时间往往很难集中,而零散的时间却到处都是,珍惜和利用零散的时间是创造时间效率的一个重要方面,用零散的时间做零散的事情,就会大大提高做事的效率。

 

4.利用闲暇时间

 

常常听到有人说:「等我有空再做。」这句话通常表示目前没有时间做事情,表明没有空余的时间。凡是在事业上有所成就的人,都有一个成功的诀窍:变「闲暇」为「不闲」,他们会很好地利用「闲暇时间」,也就是不偷清闲,不贪安逸,他们的成功与其说是拥有过人的能力,不如说是不甘悠闲、不求闲情的生活准则在起作用。

 

5.不浪费时间

 

在很多时候我们是自己的奴隶,常常让自己陷入到事物中去,事实上并不是每一件事情都必须做,如果我们花时间去做不值得做的事情,就会浪费时间,有些人认为,不管怎样总算是做了一些事情,总比什么都没有做好。事实上,这样比什么都不做还要糟糕,因为不值得做的事会让你误以为自己完成了某些事情,从而更加陷入没有价值的追求中。

 

一些人会说:「我们不应该让它消失,我们已经做了这么久了。」许多事情或者活动根本就不该存在,其仍能持续存在的原因只是大家已经习惯,有了认同感,如果让它们消失的话,会有罪恶感,可是正是这样的缘由,我们浪费了很多时间。

 

7

合并同类项

 

合并同类项,也就是说,可以合在一起做的事情,你就尽可能地合在一起。

 

比如去买东西,不要为一件东西去买一次,最好一次去把要买的东西买完。 今天很多同学成了电话的奴隶,电话其实是工具而已,一定不应该让电话打断你的时间,所以你应该合并电话时间,让一天中有一段时间就是专门接电话的,我曾经在自己的名片上标明开机时间,这个令很多人惊讶过的举动,给了我极大的帮助,我因此可以专心地在规定的时间里面教学和研究,能够集中处理电话中的问题,不会时时被打断。你可以在很多时候合并同类项,合并接收邮件的时间、合并相关的事物,等等,关键是你要这样去做。

 

8

养成好的习惯

 

时间管理关键是要养成好的习惯,这些习惯可以简单概括为以下几个方面。

 

·不要有拖沓的习惯

·不要乱放东西而四处寻找

·不要藏东西

·物尽其所,物归原处

·尽早开始

·不要考验自己的记性

·不要沉湎于过去

·不要让别人浪费你的时间

·懂得说「不」

·找出隐藏的时间

(本文完)